Esperienza covid, a Modena nasce un algoritmo per calcolare ricoveri e posti letto

Il 23 febbraio 2020, l’Azienda Ospedaliero – Universitaria di Modena ha ricoverato il primo paziente positivo al Covid19. Nei successivi 14 mesi che hanno cambiato la storia del mondo intero, sono stati circa 5000 i pazienti covid-positivi ricoverati tra Policlinico e Ospedale Civile. La mortalità è scesa dal 21,1% della prima ondata al 18% della seconda, fino al 13,9% della terza. Nei mesi più duri della pandemia, un ricoverato su 3 aveva il covid19. Questi sono solo alcuni dei dati raccolti in questi mesi dalla task-force aziendale che ha costruito un sistema di reportistica in tempo reale, necessario per pianificare il governo della situazione, in maniera flessibile e il più possibile predittiva. I numeri, inoltre, forniscono un interessante spaccato di questi lunghi mesi di pandemia.

“I dati che vi presentiamo oggi – commenta il Direttore Generale Claudio Vagnini – sono frutto di un lavoro enorme che ha coinvolto personale amministrativo, medico e delle professioni sanitarie al quale vanno il ringraziamento e i complimenti della Direzione. I dati mostrano con l’evidenza dei numeri come le ormai troppe teorie complottiste su questa pandemia siano false. Significativo anche il dato della diminuzione della mortalità che dimostra come, pur nelle difficoltà, abbiamo imparato a rapportarci a questa patologia e a curarla meglio. L’andamento annuale dei contagi, e quindi dei ricoveri, ha messo a dura prova il sistema sanitario nel suo complesso, sia a livello ospedaliero che territoriale. Abbiamo retto, grazie al lavoro e alla responsabilità di tutti, ma la strada per uscire dalla crisi è ancora lunga. Solo mantenendo gli ormai noti atteggiamenti di responsabilità e prudenza potremo vincere questa guerra”.

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Un anno di pandemia, un progetto di governo clinico

“In oltre un anno di costante impegno in prima linea, l’Azienda ha saputo far fronte al tremendo impatto dell’emergenza sanitaria, con estremo sforzo, sfiorando più volte l’apnea, ma riuscendo sempre a gestire con successo i picchi delle tre ondate – aggiunge il dottor Luca Sircana, Direttore Sanitario dell’AOU - strutturando un governo flessibile dell’emergenza. Una strategia condivisa quotidianamente fra i diversi livelli aziendali e che ha trovato nell’analisi sistematica e tempestiva dei dati un prezioso strumento di supporto delle decisioni e del governo clinico, tanto sotto il profilo predittivo quanto dal punto di vista delle logiche di miglioramento correlate all’analisi retrospettiva”.

“Il Covid ha stravolto la vita di tutti e, all’interno della struttura ospedaliera, ogni servizio ha giocato il suo ruolo. Chi in prima linea, chi a diretto supporto dell’emergenza – riflette il Direttore Amministrativo Lorenzo Broccoli – La crisi ha contribuito a rafforzare il senso di appartenenza al sistema di tutti i ruoli professionali in azienda. L’etica personale, l’inventiva e la professionalità sono poi stati stimoli incredibili nella ricerca di soluzioni innovative. La raccolta dati strutturata e l’analisi tempestiva dei trend, in stretta sinergia fra ruoli sanitari e amministrativi, ha supportato il governo decisionale della Direzione e ha consentito di prevedere e anticipare gli aspetti più critici. In mezzo alle tante cose che la pandemia ci ha tolto, è altrettanto vero che sia stata proprio la crisi a farci gettare le basi per un modello organizzativo agile, che stiamo lavorando per consolidare al meglio anche in tempo di pace. Ci rafforza questa consapevolezza: si può fare, anche in Sanità Pubblica”.

Il “Rapporto Covid-19” è stato elaborato dal Controllo di Gestione e ripercorre 14 mesi di Covid nella AOU di Modena in formato infografico. “Quando l’ondata dell’emergenza ha investito l’ospedale, ci siamo chiesti subito cosa avremmo potuto fare, nel nostro ambito lavorativo, per aiutare la nostra struttura ad affrontare l’impatto - spiega Filippo Franchini, Direttore del Controllo di Gestione della AOU di Modena - abbiamo stretto un patto di responsabilità a livello di gruppo ed abbiamo rivoluzionato la nostra organizzazione interna, sperimentando l’efficacia di un Controllo di Gestione “agile”. Tutti e 15 i componenti del servizio hanno alternato modalità in presenza e smart working, garantendo l’ordinario da remoto e implementando soluzioni a supporto dell’emergenza”.

Il gruppo di lavoro del Controllo di Gestione ha sviluppato un cruscotto web ed un reporting giornaliero per raccogliere, monitorare e prevedere i flussi Covid in tempo reale, al fine di mettere a disposizione della Direzione le informazioni necessarie alle decisioni.

“Abbiamo spinto sulla pianificazione e investito nella relazione continua con le Direzioni Sanitaria e delle Professioni Infermieristiche – ha concluso Franchini – per disegnare la creazione della base dati in linea con le dinamiche aziendali. Supporto ai clinici nella codifica, analisi statistica e sviluppo informatico per ottimizzare le nostre soluzioni tecniche hanno fatto il resto. Solo grazie allo straordinario impegno ed al coinvolgimento di tutte le professionalità del gruppo il nostro contributo ha creato valore tangibile”.

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L’algoritmo previsionale

“L’analisi dell’enorme mole di dati a disposizione – spiega Sircana, Direttore Sanitario dell’AOU di Modena - lo studio delle variabili osservazionali ed un approccio multidisciplinare alle dinamiche cliniche, statistiche ed epidemiologiche ha permesso alla AOU di Modena di elaborare, durante la seconda ondata, un algoritmo di calcolo previsionale finalizzato alla stima della dotazione ottimale di posti letto necessaria per far fronte in maniera adeguata ai ricoveri attesi per la settimana”.

L’algoritmo ha tenuto conto di diverse variabili tra cui:

•           tamponi processati quotidianamente in provincia

•           nuovi positivi giornalieri a Modena

•           analisi retrospettiva dei ricoveri in AOU, con focus su:

•           correlazione ed incidenza dei ricoveri sui nuovi positivi giornalieri

•           giorni medi intercorsi fra segnalazione di positività e ricovero in ospedale

•           analisi retrospettiva della degenza pazienti Covid in AOU, con focus su:

•           durata media della degenza

•           andamento settimanale medio, con simulazione impatto dei fine settimana

•           disponibilità giornaliera di posti letto, per reparto

“Abbiamo verificato – conclude il dottor Vagnini – la correlazione esistente fra nuove segnalazioni di positività sul territorio e ricoveri in ospedale e quantificata la latenza media di ricovero. E’ poi stata calcolata una formula capace di approssimare con buona attendibilità sia il punto di pareggio (Break Even Point) fra nuovi ricoveri attesi nella settimana e posti letti necessari, che la stima di presenti giornalieri, variabile in base all’andamento delle nuove positività quotidianamente riscontrate sul territorio”.